Wie können moderne Telefonie Features die Effizienz und Flexibilität Ihres Unternehmens steigern? Welche Funktionen sind besonders nützlich und wie helfen sie, Kosten zu senken? In unserem Blog erfahren Sie alles über aktuelle Kommunikationslösungen wie VoIP, Fixed Mobile Convergence und Voicemail-to-Email. Wir erklären, wie diese Technologien die Erreichbarkeit verbessern, Arbeitsabläufe optimieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Erfahren Sie, wie die Integration von Telefonie Features in CRM-Systeme eine nahtlose und produktive Kundenbetreuung ermöglicht. Entdecken Sie die Möglichkeiten, die moderne Telefonie Ihrem Unternehmen bieten kann!
Das Wichtigste in Kürze
- Gesprächsweiterleitung und zeitbasiertes Routing optimieren den Kundenservice und erhöhen die Effizienz.
- Warteschleifen und Rückrufoptionen verbessern die Anrufverwaltung und Kundenzufriedenheit.
- Fixed Mobile Convergence (FMC) sorgt für nahtlose Erreichbarkeit und reduziert Kommunikationskosten.
- Voicemail-to-Email und Voicemail-to-Text erleichtern die Verwaltung und Archivierung von Nachrichten.
- Integration von Telefonie Features mit CRM-Systemen ermöglicht eine personalisierte Kundenbetreuung und steigert die Produktivität.
Die Features von Telefonie für Firmen – was ist wichtig?
Moderne Telefonanlagen und Systeme bieten Unternehmen eine Vielzahl von nützlichen Telefonie Features. Diese Features ermöglichen es Unternehmen, ihre Kommunikation deutlich zu verbessern. Dabei senken diese Funktionen bei Implementierung häufig auch die Kosten und steigern die Produktivität innerhalb des Unternehmens. Welche Features ein Unternehmen gut gebrauchen könnte, hängt von der Größe der Firma ab. Erfahren Sie nun mehr über die gängigen Telefonie Features moderner Kommunikationslösungen.
Gesprächsweiterleitung
Die Gesprächsweiterleitung ist ein Feature alter sowie moderner Telefonanlagen und eine Standardfunktion. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, eingehende Anrufe einfach und schnell an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten. Dies geschieht in der Regel per Knopfdruck am Telefon oder über einen Button der App bei Cloud Telefonie Anwendungen.
Diese Funktion bietet einige praktische Vorteile:
- Zeitersparnis für die Kunden: Anrufer werden ohne mehrmaliges Verbinden direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden.
- Verbesserter Kundenservice: Fragen können schnell an Experten weitergeleitet werden, die kompetent Auskunft geben können.
- Effizienzsteigerung: Mitarbeiter können Anrufe, die sie selbst nicht bearbeiten können, schnell an kompetente Kollegen weiterleiten.
- Flexibilität: Je nach System können Anrufe intern oder auch extern, z.B. auf Mobiltelefone oder Heimarbeitsplätze, weitergeleitet werden.
Interne Weiterleitungen im eigenen Unternehmen oder im Rahmen der Nutzer Ihrer Cloud Telefonie Lösung erzeugen in der Regel keine zusätzlichen Kosten. Falls Sie allerdings nach “Extern” weiterleiten, kann es zu Kosten kommen. Sichern Sie sich daher den besten Tarif!
Zeitbasiertes Routing
Zeitbasiertes Routing, ein weiteres nützliches Telefonie Feature für Unternehmen, erleichtert eine flexible und intelligente Anrufweiterleitung. Es erlaubt Unternehmen, individuelle Weiterleitungsregeln festzulegen, basierend auf Tageszeit, Wochentag oder anderen zeitlichen Faktoren. Die Vorteile dieses Features sind:
- Flexible Erreichbarkeit
- Erweiterte Servicezeiten durch zeitbasierte Weiterleitung auf Smartphones und Home-Office-Arbeitsplätze
- Unternehmen verpassen weniger Anrufe
- Optimierung des Kundenservice durch richtige Weiterleitung je nach Tageszeit
- Weniger manueller Aufwand für die Anrufverwaltung
Mittlerweile wird zeitbasiertes Routing über die Benutzeroberfläche der Cloud Telefonie Anlage eingerichtet.
Besetztlampenfeld
Ein Besetztlampenfeld zeigt an, ob ein Kollege derzeit telefoniert oder verfügbar ist. Bei modernen Cloud Telefonie Anlagen lassen sich zusätzlich noch Abwesenheiten oder “Bitte nicht stören”-Meldungen anzeigen. Dies bietet Vorteile dabei, dass die Mitarbeiter immer einen aktuellen Überblick über die Verfügbarkeiten haben und auf Basis dessen entscheiden können, wohin der Kunde am besten weitergeleitet werden soll. Auch die interne Kommunikation ist dadurch erleichtert.
Warteschleife
Warteschleifen, auch Warteschlangen genannt, sind wichtige Funktionen der Geschäftstelefonie, die die Verwaltung eingehender Anrufe optimieren, wenn die notwendigen Mitarbeiter nicht verfügbar sind. Wenn alle Agenten besetzt sind, werden die Anrufe in eine virtuelle Warteschleifen gestellt, um sicherzustellen, dass Anrufer nicht abgewiesen werden. Sobald die Kollegen verfügbar sind, werden die Anrufe an diese weitergeleitet.
Insbesondere in Unternehmen mit mehreren Abteilungen ermöglicht dies eine professionelle Anrufbearbeitung, vermeidet verlorene Anrufe und erhöht die Kundenzufriedenheit. Warteschleifen können auf vielfältige Weise konfiguriert werden, z. B. mit unterschiedlichen Anrufmustern, Wartemusik, Informationsansagen und kompetenzbasierter Weiterleitung.
Zusätzliche Funktionen wie Rückrufoptionen und die Einrichtung mehrerer Warteschleifen für verschiedene Abteilungen erhöhen die Flexibilität und Effizienz. Bei längeren Wartezeiten sollten Rückrufoptionen angeboten werden, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Cloud-Telefonanlagen verfügen häufig über Warteschleifen, was vorwiegend für Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen von Vorteil ist.
Fixed Mobile Convergence
Fixed Mobile Convergence (FMC) ist ein Konzept in der modernen Telekommunikation, das die Verschmelzung von Festnetz und Mobilfunknetzen beschreibt. FMC zielt darauf ab, eine nahtlose Kommunikation über verschiedene Netze hinweg zu ermöglichen, indem die Mobilität von Endgeräten und Diensten sowie die persönliche Erreichbarkeit verbessert werden. Der Nutzer kann sein persönliches Endgerät überall nutzen und ist unter einer einzigen Rufnummer ortsunabhängig erreichbar.
Technisch wird dies durch die Integration von Sprach- und Datenverkehr in einem einzigen Netz und den Einsatz von IMS-Vermittlungstechnik erreicht. Auch Kombigeräte, die sowohl WLAN als auch Mobilfunk unterstützen, spielen eine wichtige Rolle. Zu den Vorteilen von FMC gehören die Optimierung der Kommunikation unabhängig vom Standort, die Kostenoptimierung durch automatische Auswahl des günstigsten Netzes und die Verbesserung der Erreichbarkeit und Flexibilität für die Nutzer. Funktionen wie der automatische Wechsel zwischen verschiedenen Netzen während eines Gesprächs (Seamless Handover) und die Erreichbarkeit unter einer Rufnummer (One-Numbering) sind zentrale Bestandteile von FMC.
In Zukunft wird sich der Trend zur “Seamless Mobility” weiter verstärken, wobei der Unterschied zwischen drahtgebundenen und drahtlosen Netzen für den Nutzer nicht mehr wahrnehmbar sein wird. Standardisierungsprozesse werden zudem die Vereinheitlichung von Standards und die Vereinfachung von Technologien vorantreiben. FMC vereinfacht und optimiert die Kommunikation, indem die Grenzen zwischen verschiedenen Netzen und Geräten aufgehoben werden, was sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen zugute kommt.
Voicemail to E-Mail
Voicemail-to-Email ist eine nützliche Funktion für Unternehmen, die es ermöglicht, Voicemail-Nachrichten in Audiodateien umzuwandeln und an eine E-Mail-Adresse zu senden. Die Voicemail-Nachrichten werden in Audiodateien (z. B. MP3) umgewandelt und an die E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet. Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über den Eingang einer neuen Voicemail, wobei die E-Mail die Audiodatei der Nachricht enthält. Dies eröffnet praktische Vorteile:
- Flexibilität: Voicemails können von überall abgehört werden, solange der Benutzer Zugang zu seinem E-Mail-Konto hat. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die viel unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten.
- Zeitersparnis: Benutzer müssen nicht mehr auf ihre Voicemailbox zugreifen, um Nachrichten abzuhören. Sie können die Audiodateien direkt aus ihrem E-Mail-Client abspielen.
- Archivierung: Voicemails können einfach gespeichert und archiviert werden, was die Verwaltung und Nachverfolgung von Nachrichten erleichtert.
Erweiterte Funktionen wie Voicemail-to-Text bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Voicemails in Text umzuwandeln, sodass die Nachrichten auch dann gelesen werden können, wenn das Abhören nicht möglich ist, z. B. in Besprechungen oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Voicemail-to-E-Mail kann auch in umfassendere Unified-Communications-Systeme integriert werden, um eine zentrale Verwaltung aller Kommunikationskanäle zu ermöglichen.
Technische Voraussetzungen für diese Funktion sind in der Regel moderne VoIP- und Cloud-Telefonanlagen. Die Einrichtung erfolgt in der Regel über die Administrationsoberfläche der Telefonanlage, wobei spezifische E-Mail-Adressen definiert und Einstellungen für Benachrichtigungen konfiguriert werden. Voicemail-to-E-Mail ist daher eine wertvolle Funktion für Unternehmen, die die Flexibilität und Effizienz ihrer Kommunikation verbessern möchten.
Elektronisches Fax
Elektronisches Fax, auch bekannt als Fax2Mail und Mail2Fax, ermöglicht den Empfang und Versand von Faxen per E-Mail. Fax2Mail ermöglicht den Empfang eingehender Faxe als E-Mail-Anhang. Dies geschieht über eine virtuelle Faxnummer, die die Faxe digitalisiert und als PDF-Datei an die E-Mail-Adresse des Empfängers sendet. Die Vorteile sind Flexibilität, da Faxe überall dort empfangen werden können, wo E-Mail verfügbar ist, einfache Archivierung und Umweltschutz durch reduzierten Papierverbrauch.
Mit Mail2Fax können Faxe direkt aus dem E-Mail-Programm versendet werden. Der Benutzer sendet eine E-Mail mit dem zu faxenden Dokument als Anhang an eine spezielle Adresse, die das Dokument dann als Fax weiterleitet. Dies ist einfach, da keine physischen Faxgeräte und keine Empfangsbestätigungen per E-Mail erforderlich sind. Das elektronische Fax bietet somit eine moderne und effiziente Alternative zum herkömmlichen Faxgerät, erhöht die Flexibilität, spart Kosten und verbessert die Umweltbilanz.
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Mobilität
Mobilität ist oft Mittelpunkt moderner Telefoniekonzepte, insbesondere bei Fixed Mobile Convergence (FMC) und Cloud Telefonie. Mitarbeiter können über verschiedene Endgeräte wie Smartphones, Tablets und Laptops auf Telefoniefunktionen zugreifen, wodurch Geräteunabhängigkeit gewährleistet wird. Das One Number Konzept stellt sicher, dass Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort oder dem verwendeten Endgerät unter einer einzigen Geschäftsnummer erreichbar sind, was die Erreichbarkeit und Kommunikation verbessert.
Anrufe können nahtlos zwischen WLAN und Mobilfunknetz wechseln, ohne dass das Gespräch unterbrochen wird. Cloud-basierte Telefonanlagen unterstützen Home-Office und Telearbeit, indem sie den vollen Zugriff auf die Telefonanlage von überall ermöglichen. Das Konzept Bring Your Own Device (BYOD) ermöglicht die Nutzung privater Smartphones für berufliche Zwecke, was die Flexibilität erhöht und Kosten senkt. Mobile Apps ermöglichen den Zugriff auf Unternehmensdaten und das Präsenzmanagement. Diese Funktionen schaffen eine flexible, effiziente und kostengünstige Kommunikationsinfrastruktur, die den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird.
Voicemail to Text
Voicemail-to-Text ist ein erweitertes Telefonie Feature, das Sprachnachrichten in Text umwandelt und per E-Mail oder SMS an den Empfänger sendet. Dabei wird die Voicemail mit Hilfe von Spracherkennungstechnologie transkribiert und der Text an den Empfänger gesendet, oft zusammen mit der ursprünglichen Audiodatei. Die Vorteile sind vielfältig:
- Zeitersparnis: Benutzer können Voicemails schnell lesen, ohne die gesamte Nachricht anhören zu müssen.
- Diskretion: Voicemails können auch in Situationen gelesen werden, in denen das Abhören unpraktisch ist, z. B. in Besprechungen oder öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Auffindbarkeit: Voicemails können leicht durchsucht und archiviert werden, was die Verwaltung erleichtert.
- Flexibilität: Voicemails können auch ohne Telefon empfangen und gelesen werden, z. B. über Computer oder Tablets.
Erweiterte Funktionen wie Mehrsprachigkeit und Integration mit CRM-Systemen verbessern die Dokumentation von Kundeninteraktionen. Benutzerdefinierte Einstellungen ermöglichen es den Anwendern festzulegen, welche Voicemails transkribiert werden sollen und wie sie die Benachrichtigungen erhalten möchten. Voicemail-to-Text ist in modernen VoIP- und Cloud-Telefonanlagen verfügbar, wobei die Qualität der Transkription von der verwendeten Spracherkennungstechnologie abhängt.
VoIP Technologie
Voice over IP (VoIP) ist die Technologie, die Sprachkommunikation über das Internet ermöglicht. Dabei werden analoge Sprachsignale in digitale Datenpakete umgewandelt und über das Internet übertragen. Diese Datenpakete werden beim Empfänger wieder in analoge Signale umgewandelt, um sie hörbar zu machen. Der Verbindungsaufbau erfolgt über das Session Initiation Protocol (SIP) und die Sprachübertragung über das Real-Time Transport Protocol (RTP).
Die Vorteile von VoIP als Telefonie Feature:
- Kosteneinsparungen: Reduziert Kosten für Ferngespräche und internationale Anrufe, da die Übertragung über das Internet erfolgt, und senkt Ausgaben für traditionelle Telefoninfrastruktur und Wartung.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Nutzung auf verschiedenen Geräten wie Computern, Smartphones und Tablets; einfache Skalierung der Telefonie-Infrastruktur durch Hinzufügen oder Entfernen von Nutzern.
- Zusatzfunktionen: Bietet Funktionen wie Voicemail-to-Email, Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen und Integration mit CRM-Systemen, was die Effizienz und Produktivität steigert.
- Integration mit anderen Anwendungen: Nahtlose Integration in CRM- und Helpdesk-Systeme verbessert Zusammenarbeit und Kundenservice.
Verbindung der Telefonie Features zu CRM-Systemen
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System (Customer Relationship Management System) ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Kundenbeziehungen unterstützt. Es zentralisiert Kundendaten, erfasst Interaktionen, optimiert Vertriebs- und Serviceprozesse, bietet Analyse- und Reporting-Tools und ermöglicht Integration mit anderen Geschäftsanwendungen.
Die Integration von Telefonie-Features mit CRM-Systemen rundet die moderne Unternehmenskommunikation ab. Eingehende und ausgehende Anrufe werden automatisch im CRM erfasst und dem entsprechenden Kundenkontakt zugeordnet, was die manuelle Dateneingabe überflüssig macht. Click-to-Dial ermöglicht Anrufe direkt aus dem CRM, während ein Screen-Pop bei eingehenden Anrufen sofort relevante Kundendaten anzeigt.
Anrufe können basierend auf CRM-Daten automatisch weitergeleitet werden. Voicemails werden direkt im CRM gespeichert und transkribiert. Detaillierte Anrufstatistiken und Multichannel-Integration bieten eine umfassende Sicht auf Kundeninteraktionen. Mobile CRM-Integration und automatisierte Workflows verbessern die Effizienz weiter. Diese Funktionen ermöglichen eine personalisierte Kundenbetreuung, steigern die Produktivität und führen zu höherer Kundenzufriedenheit und Geschäftserfolg.
Fazit – Telefonie Features
Moderne Telefonanlagen und -systeme bieten eine Vielzahl nützlicher Funktionen, die die Unternehmenskommunikation erheblich verbessern können. Funktionen wie Anrufweiterleitung, zeitbasiertes Routing und Warteschleifen optimieren den Kundenservice und steigern die Effizienz. Fixed Mobile Convergence (FMC) und Mobilität sorgen für nahtlose Erreichbarkeit und Flexibilität, während Voicemail-to-E-Mail und Voicemail-to-Text das Nachrichtenmanagement erleichtern. Elektronisches Fax bietet eine umweltfreundliche Alternative zu herkömmlichen Faxgeräten. Die VoIP-Technologie senkt die Kommunikationskosten und ermöglicht vielfältige Zusatzfunktionen. Schließlich verbessert die Integration von Telefoniefunktionen in CRM-Systeme die Kundenbetreuung und führt zu höherer Kundenzufriedenheit und größerem Geschäftserfolg.
Durch den Einsatz dieser modernen Technologien können Unternehmen ihre Kommunikationsinfrastruktur flexibler, effizienter und kostengünstiger gestalten. Beginnen Sie noch heute mit der Transformation Ihrer Arbeitswelt und entdecken Sie, wie praktische Telefonie Features die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und starten Sie die Reise in eine produktivere Zukunft!
FAQ
Die wichtigsten Telefoniefunktionen für Unternehmen sind Anrufweiterleitung, zeitbasiertes Routing, Warteschleifen, Voicemail-to-Email, Voicemail-to-Text, Fixed Mobile Convergence (FMC) und die Integration von Telefoniefunktionen mit CRM-Systemen.
VoIP senkt die Kommunikationskosten eines Unternehmens, indem es die Kosten für Ferngespräche und Auslandsgespräche senkt und die Ausgaben für traditionelle Telefoninfrastruktur und -wartung reduziert.
Die Integration von Telefoniefunktionen in CRM-Systeme ermöglicht automatische Anrufprotokollierung, Click-to-Dial, Screen-Pop bei eingehenden Anrufen, automatische Anrufweiterleitung auf Basis von CRM-Daten und einen umfassenden Überblick über Kundeninteraktionen, was die Effizienz und Kundenzufriedenheit erhöht.
