Bis vor wenigen Jahren waren es vor allem Führungskräfte, die Firmenhandys nutzten, um jederzeit erreichbar zu sein. Mittlerweile verwenden jedoch auch immer mehr Arbeitnehmer Diensthandys, um die Arbeitsprozesse zu vereinfachen und ortsunabhängig erreichbar zu sein. Hier stellt sich jedoch häufig die Frage, ob das Diensthandy auch gleichzeitig privat genutzt werden darf. Wir klären Sie auf.
Das Wichtigste vorab in Kürze
- Generell besteht die Möglichkeit, das Firmenhandy privat zu nutzen, sofern dies vom Arbeitgeber explizit gestattet wurde – allerdings nicht während der Arbeitszeit.
- Ob Social-Media-Apps wie WhatsApp auf dem Firmenhandy erlaubt sind, kann der Arbeitgeber selbst entscheiden.
- Eine Überwachung des Handys durch den Arbeitgeber ist bei privater Nutzung untersagt.
- Bei einem privaten Gebrauch des Diensthandys muss dieses nicht als Sachbezug oder geldwerter Vorteil versteuert werden.
- Ein Firmenhandy, das auch für persönliche Zwecke benutzt werden darf, erhöht die Erreichbarkeit und steigert das Arbeitgeberimage.
Muss ich mein privates Handy für die Arbeit nutzen?
Viele Mitarbeiter fragen sich: Kann mein Arbeitgeber verlangen, mein privates Handy dienstlich zu nutzen? Hier gilt: Prinzipiell können Arbeitgeber nicht fordern, dass Arbeitnehmer ihr privates Handy für dienstliche Belange benutzen, es sei denn, es handelt sich um einen absoluten Notfall. Wird das private Handy allerdings doch beruflich genutzt, können die Kosten für die Gebühren beim Arbeitgeber geltend gemacht werden. Private Handys können zudem von der Steuer abgesetzt werden, wenn keine Rückerstattung erfolgt. Hierzu gibt es Pauschalen und Schätzwerte. Falls der Mitarbeiter jedoch des Öfteren sein privates Handy für die Arbeit verwenden muss, sollte über die Anschaffung eines Firmenhandys nachgedacht werden.
Darf ich mein Firmenhandy privat nutzen?
Das Firmenhandy für eine private Nutzung zu verwenden, ist prinzipiell möglich. Hierzu muss der Arbeitgeber allerdings ausdrücklich gestattet haben, dass das Diensthandy für private Zwecke verwendet werden darf. Andernfalls darf das Arbeitshandy ausschließlich für die Arbeit eingesetzt werden.
Was bedeutet private Nutzung?
Die private Nutzung eines Firmenhandys bezieht sich darauf, dass ein Arbeitnehmer das von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mobiltelefon auch für persönliche Zwecke verwendet, die nicht unmittelbar mit der Arbeit oder geschäftlichen Angelegenheiten zusammenhängen. Dazu gehören beispielsweise private Anrufe mit der Familie, das Versenden von SMS und Textnachrichten an Freunde, das Surfen im Internet oder die Nutzung von Apps für private Zwecke, wie z.B. Spiele, Social Media Apps oder persönliche Produktivitäts-Apps.
Doch auch, wenn eine private Nutzung erlaubt ist, dürfen Arbeitnehmer das Diensthandy nicht während der Arbeitszeit für persönliche Zwecke benutzen. Denn unter das Recht auf die private Nutzung fallen keine persönlichen Telefonate, SMS oder Internetnutzung. Inwieweit die private Nutzung gehen soll, ist im Einzelfall zu vereinbaren.
Allerdings: Ein Arbeitgeber kann immer verlangen, dass der Arbeitnehmer das Firmenhandy wieder herausgibt. Zuvor können jedoch personenbezogene Daten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen entfernt werden.
Ist WhatsApp auf dem Firmenhandy erlaubt?
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit zu entscheiden, ob seine Mitarbeiter Social-Media-Apps nutzen dürfen oder nicht. Wenn es um den Schutz von vertraulichen Informationen geht, kann der Arbeitgeber beispielsweise die Installation von WhatsApp verbieten.
WhatsApp ist bekannt dafür, dass es keine ausreichende Sicherheit für geschäftliche und betriebliche Geheimnisse bietet. Aus diesem Grund ist die Verwendung auf Firmenhandys zumindest kritisch zu betrachten. Während im Allgemeinen die Nutzung für die interne Kommunikation toleriert wird – wobei sensible Daten und Kundeninformationen nicht darüber ausgetauscht werden dürfen –, sieht es bei einem Firmenhandy, das auch privat genutzt werden darf, oft anders aus. In diesem Fall können bzw. dürfen Mitarbeiter oftmals nur Apps installieren, die vom Unternehmen freigegeben wurden, oder dürfen sich nicht in öffentliche Netzwerke einwählen.
Ob die Installation von WhatsApp, Facebook und anderen Social-Media-Apps erlaubt ist, hängt in der Regel von den individuellen Gegebenheiten ab. Es sei denn, die Verwendung der Apps ist ausschließlich für private Zwecke gestattet.
Diensthandy mit privater Sim-Karte
Eine Möglichkeit, um das Diensthandy privat zu nutzen, ist das Einlegen einer zweiten Karte in ein sogenanntes Dual-SIM-Handy. In diesem Fall können Gebühren separat abgerechnet werden, das heißt, eine geschäftliche und private Nutzung sind voneinander unabhängig. Dies ist insbesondere für WhatsApp-Installationen sinnvoll, die nur im privaten Bereich genehmigt werden können, um Datenschutzprobleme im geschäftlichen Bereich zu vermeiden. Wird WhatsApp auf dem Firmenhandy installiert, sollten umfassende Sicherheitsvorkehrungen ergriffen werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Werden Firmenhandys überwacht?
Nutzen Sie Ihr Diensthandy auch privat und fragen sich nun: Was kann der Arbeitgeber auf meinem Firmenhandy sehen? Werde ich überwacht?
Hier können wir Entwarnung geben: Während Arbeitgeber im Allgemeinen stichprobenartige Kontrollen bei Firmenhandys durchführen dürfen, ist dies bei einer gleichzeitigen privaten Nutzung allerdings untersagt. Das Einsehen persönlicher E-Mails, Kurznachrichten und Verbindungsdaten, aber auch das Abhören von Telefonaten und Verfolgen von Bewegungsdaten ist in einem solchen Fall nicht gestattet.
Muss ich mit dem Firmenhandy, das ich auch privat nutze, ständig erreichbar sein?
Unabhängig davon, ob die private Nutzung von Firmenhandys erlaubt ist, haben Führungskräfte keinen gesetzlichen Anspruch darauf, dass Angestellte rund um die Uhr zu erreichen sind. Anders ist dies beispielsweise, wenn Bereitschaftsdienste vereinbart sind oder entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag stehen. In diesem Fall bestehen allerdings Vergütungsansprüche.
Ist ein Firmenhandy ein geldwerter Vorteil?
Ein Diensthandy privat zu nutzen wird nicht als geldwerter Vorteil angesehen. Deshalb sind Mitarbeiter nicht dazu gezwungen, für ihr Arbeitshandy Steuern zahlen, auch wenn es erlaubt wird, das Diensthandy privat zu nutzen.
Wie steht es um ein Diensthandy zur privaten Nutzung und Steuern?
Ein Diensthandy muss nicht als Sachbezug oder geldwerter Vorteil versteuert werden, selbst wenn die private Nutzung erlaubt ist.
Außerdem: Arbeitgeber können sämtliche Kosten für das Arbeitshandy steuerlich absetzen. Hierzu zählen beispielsweise Gebühren, Kosten für die Versicherung oder Anschaffungs- und Reparaturkosten.
Was sollten Mitarbeiter beim Firmenhandy für die private Nutzung bezüglich der Sicherheit beachten?
Um die Sicherheit zu gewährleisten, sollten Mitarbeiter stets eine strikte Trennung privater und geschäftlicher Daten auf Firmenhandys vornehmen. Hierzu sollten bestenfalls unterschiedliche IDs verwendet werden, sowohl für Android als auch für iOS. Außerdem sollten Sicherheitsanwendungen installiert werden, die eine automatische Übermittlung der Kontaktdaten verhindert. Des Weiteren ist es empfehlenswert, dass Beschäftigte den Sperrbildschirm des Diensthandys niemals ausschalten. Ansonsten können Unbefugte im Falle eines Verlusts vom Smartphone auf sämtliche Daten zugreifen.
Vor- und Nachteile von einem Firmenhandy für die private Nutzung
Überlegen auch Sie als Arbeitgeber, ein Firmenhandy für Mitarbeiter zu kaufen? Solch ein Firmenhandy hat im Allgemeinen natürlich immer Vor- und Nachteile. Zum einen ist jedes Firmenhandy zunächst mit Kosten für den Arbeitgeber verbunden. Alle Kosten für das Arbeitshandy, wie z.B. für Anschaffung, Gebühren, Versicherung und Reparatur, lassen sich jedoch steuerlich absetzen. Vor allem bietet ein Diensthandy eine bessere Erreichbarkeit der Mitarbeiter, sowohl intern als auch extern im Homeoffice oder bei Dienstreisen. Auf Seiten der Arbeitnehmer trägt ein Firmenhandy zur Zufriedenheit und besseren Motivation bei. Falls die private Nutzung vom Firmenhandy erlaubt wird, ist das Diensthandy ein wahrer Anreiz – auch für potenzielle Bewerber. Denn so entfallen teure Anschaffungskosten für ein eigenes Gerät, während gleichzeitig Vorteile wie das neueste Smartphone-Modell oder Handytarife mit optimalen Konditionen genossen werden können. Für viele Mitarbeiter stellt es daher auch einen Benefit dar, anstatt einer Gehaltserhöhung ein Diensthandy zu erhalten. Insgesamt können Diensthandys damit auch Image und Attraktivität des Unternehmens steigern.
Als Arbeitgeber können Sie in der Regel Flatrates oder günstige Pakete für die Nutzung der Diensthandys buchen. So kommt es normalerweise zu keinen Zusatzkosten, wenn das Handy auch privat genutzt wird. Daher bieten heutzutage sehr viele Firmen ihren Mitarbeitern kostenfrei ein Firmenhandy an, das auch für persönliche Zwecke verwendet werden darf.
Tipp:
Prüfen Sie als Arbeitgeber immer vorab, was in Ihrem gewählten Tarif für Ihre Firmenhandys enthalten ist. Andernfalls kann beispielsweise die private Nutzung der Diensthandys durch Ihre Mitarbeiter im Ausland sehr teuer werden. In manchen Fällen kann es als Arbeitgeber daher sinnvoll sein, die private Nutzung auf Deutschland oder EU-Länder zu beschränken oder stattdessen einen umfassenderen Tarif auszuwählen.
Fazit: Was ist beim Firmenhandy zur privaten Nutzung zu beachten?
Prinzipiell steht es den Arbeitgebern frei zu entscheiden, ob und in welchem Ausmaß das Firmenhandy auch privat genutzt werden kann. Während der Arbeitszeit darf es allerdings nicht für persönliche Zwecke verwendet werden. Außerdem haben Arbeitgeber nicht das Recht, das Handy einzusehen, falls es für eine private Nutzung freigegeben wurde. Da ein Diensthandy, welches auch privat genutzt werden darf, die Erreichbarkeit fördert und das Arbeitgeberimage verbessert, sollten sich Unternehmen diesen Vorteil zunutze machen. Als kompetente Telekommunikationsexperten steht Ihnen unser Team von FIRMENHANDY.AT diesbezüglich gerne zur Verfügung. Melden Sie sich bei uns, damit wir starten können!
FAQ
Ein Firmenhandy ist weder ein Sachbezug noch ein geldwerter Vorteil und braucht deshalb vom Mitarbeiter nicht versteuert zu werden. Dies gilt auch, wenn das Handy zusätzlich privat genutzt werden darf.
In vielen Fällen werden für ein Firmenhandy Flatrate-Tarife genutzt, dann erlauben die meisten Firmen auch die kostenlose private Nutzung des Firmenhandys, da dafür keine Extra-Gebühren anfallen. Manche Firmen übernehmen jedoch nur die Gebühren für dienstliche Nutzung, dies sollte im Vorfeld unbedingt klar kommuniziert werden.
Ein Firmenhandy wird dem Mitarbeiter lediglich zur Nutzung überlassen, nicht geschenkt. Daher muss ein solches Handy nicht als Geschenk versteuert werden, muss beim Ausscheiden aus der Firma jedoch auch zurückgegeben werden.
