Mit einem Firmenhandy sind Mitarbeiter für Kunden und Kollegen überall erreichbar, egal ob unterwegs oder im Homeoffice. Diese Flexibilität spricht für den Einsatz von Diensthandys. Darüber hinaus bieten sie für Arbeitgeber die Möglichkeit, die Zufriedenheit und Motivation ihrer Mitarbeiter zu steigern. Da Firmenhandys im Gegensatz zu Firmenwagen nicht als geldwerter Vorteil zu versteuern sind, stellen Diensthandys im Grunde genommen eine Art Gehaltserhöhung dar. Allerdings sind einige Dinge zu beachten, damit die Firmenhandy Vorteile für den Arbeitgeber tatsächlich zum Tragen kommen. Erfahren Sie hier mehr über die steuerliche Absetzbarkeit, den Umgang mit Privatnutzung und den Unterschied zwischen Überlassung und Schenkung bei Firmenhandys.
Das Wichtigste vorab in Kürze
- Ein Firmenhandy trägt entscheidend zu einer besseren Erreichbarkeit bei.
- Mitarbeiter sind mit einem Diensthandy stets erreichbar, egal ob im Homeoffice oder auf Dienstreisen.
- Ein Firmenhandy muss nicht als geldwerter Vorteil oder Sachbezug versteuert werden, auch nicht bei zusätzlicher privater Nutzung.
- Ein Firmenhandy kann oft eine Gehaltserhöhung ersetzen.
- Der Arbeitgeber kann alle Kosten für das Arbeitshandy steuerlich absetzen.
- Die Vergabe von Firmenhandys sollte planmäßig und mit Hilfe von kompetenten Telekommunikationsexperten angegangen werden.
- Ein Leitfaden dafür steht in diesem Artikel zum Download zur Verfügung.
Welche Vorteile hat ein Firmenhandy für Arbeitgeber?
Die Mitarbeiter sind mit einem Firmenhandy besser erreichbar, sowohl für Kunden als auch für den Arbeitgeber. Darüber hinaus können sämtliche Kosten für Anschaffung, Gebühren, Versicherung und Reparatur steuerlich abgesetzt werden. Da ein Diensthandy vom Mitarbeiter nicht versteuert werden muss, kann ein solches Handy auch Gehaltserhöhungen ersetzen.
Vorteil 1: Externe und interne Kommunikation wird verbessert
Bessere Erreichbarkeit für Kunden und eine verbesserte interne Kommunikation sind die wichtigsten Vorteile eines Firmenhandys. Durch perfekt geschaltete Weiterleitungen auf Diensthandys, die der Kunde nicht bemerkt, können Mitarbeiter auch unterwegs und im Homeoffice gut erreichbar sein. Intern kann die Kommunikation ebenfalls durch Diensthandys erleichtert werden, weil diese Telefonnummern stets bekannt sind und interne Chatgruppen oder Ähnliches unkompliziert genutzt werden können.
Tipp: Damit Ihre Kunden Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ständig erreichen können, empfiehlt sich das Angebot “Mobiles Festnetz”. Dies funktioniert ohne lästige Weiterleitungen und über stets die gleichen Nummern. Informieren Sie sich über unser Angebot für lückenlose Erreichbarkeit!
Vorteil 2: Firmenhandys als optimales Incentive für Mitarbeiter
Für Mitarbeiter stellt ein kostenlos zur Verfügung gestelltes, hochwertiges Firmenhandy einen echten Vorteil dar. Wenn dann noch die private Nutzung des Firmenhandys erlaubt wird, erweist sich ein Diensthandy als echtes Incentive und trägt zur Zufriedenheit und zur besseren Motivation der Mitarbeiter bei. Außerdem sparen Mitarbeiter in diesen Fällen sowohl Anschaffungskosten als auch Gebühren, was insgesamt im Jahr mehrere Hundert Euro ausmachen kann. So bleibt für die Mitarbeiter mehr Netto vom Brutto.
Vorteil 3: Firmenhandys steigern Image & Attraktivität des Unternehmens
Unternehmen, die hochwertige Diensthandys zur Verfügung stellen, optimalerweise auch zur privaten Nutzung, gewinnen an Image und Attraktivität für neue Mitarbeiter. Dieses zusätzliche Benefit wird positiv wahrgenommen und kann die Entscheidung für ein Unternehmen erleichtern.
Vorteil 4: Alle Kosten für das Diensthandy können steuerlich abgesetzt werden
Arbeitgeber können sämtliche Kosten für ein Firmenhandy, inklusive Anschaffungskosten, Gebühren, Versicherungen und Reparatur steuerlich komplett absetzen. Dies gilt auch, wenn das Handy teilweise privat genutzt wird. Eine komplizierte Versteuerung von Sachbezug bzw. geldwerten Vorteil fällt ebenfalls nicht an.
Wie kann ein Arbeitgeber ein Diensthandy steuerlich absetzen?
Sämtliche Kosten für ein Firmenhandy kann ein Arbeitgeber von der Steuer absetzen. Worauf dabei im Einzelnen zu achten ist, erfahren Sie hier:
Anschaffungskosten für ein Firmenhandy steuerlich absetzen
Smartphones, die weniger als 800 Euro (netto) kosten, können Sie als Arbeitgeber noch im Jahr der Anschaffung als geringwertiges Wirtschaftsgut komplett abschreiben. Bei Kleinunternehmen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, gelten die 800 Euro vom Bruttobetrag.
Falls das Diensthandy teurer ist, wird über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben, meist über drei Jahre. Beim Kauf im Jahresverlauf erfolgt die Abschreibung anteilig.
Gebühren für ein Firmenhandy steuerlich absetzen
Sämtliche Gebühren für Datenvolumen und Gespräche können Sie als Arbeitgeber als
Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dies gilt auch, wenn Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, das Handy auch privat zu nutzen. Falls auf dem Firmenhandy eine zweite SIM-Karte oder eine zweite ID für Privatnutzung installiert wurde, sind die darauf entfallenden Kosten vom Mitarbeiter zu tragen und können vom Arbeitgeber nicht steuerlich geltend gemacht werden.
Versicherungen, Wartung & Reparaturen von Diensthandys steuerlich absetzen
Sämtliche Kosten für Handyversicherungen, Reparaturen und Wartungen können steuerlich abgesetzt werden. Diese Kosten müssen Sie als Arbeitgeber auch zwingend übernehmen, da es sich bei einem Diensthandy um ein Arbeitsmittel handelt, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Bewältigung seiner Aufgaben überlässt.
Tipp: Schließen Sie unbedingt eine Handyversicherung ab, damit es nicht zu Unstimmigkeiten und Diskussionen bei Beschädigungen oder Diebstahl kommt. Ein Arbeitnehmer kann nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz zur Zahlung des Schadens herangezogen werden. Dies ist erstens schwer zu beweisen und belastet zweitens das Arbeitsverhältnis. Damit Sie sich nicht über beschädigte Firmenhandys ärgern müssen, überlassen Sie das Thema einer Versicherung, die den Schaden abwickelt.
Wer zahlt die Gebühren beim Diensthandy?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Zahlung der Gebühren für das Firmenhandy zu regeln:
Arbeitgeber übernimmt sämtliche Gebühren beim Diensthandy
Viele Firmenhandys werden mit Flatrates oder günstigen Paketpreisen genutzt. Für den Arbeitgeber entstehen deshalb in der Regel keine Zusatzkosten, wenn der Mitarbeiter das Handy auch privat nutzt. Da diese Privatnutzung darüber hinaus nicht als Sachbezug oder geldwerter Vorteil zu versteuern ist, bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern das Firmenhandy inklusive privater Nutzung kostenlos an. Diese Variante erleichtert die Abrechnung und trägt zur Motivation der Mitarbeiter bei.
Arbeitgeber übernimmt nur die Inlandsgebühren
Viele Mobilfunk Tarife umfassen ein gewisses Roaming innerhalb der EU sowie in Ländern wie Liechtenstein, Island oder Norwegen. Prüfen Sie als Unternehmer den Geltungsbereich der Tarife und Flatrates und weisen Sie Ihre Mitarbeiter ausdrücklich und schriftlich darauf hin, falls Sie die kostenlose Nutzung auf das Inland oder auf bestimmte Länder begrenzen möchten.
Arbeitgeber übernimmt auch Auslandsgebühren
Falls bestimmte Mitarbeiter dienstlich häufig im Ausland unterwegs sind, sollte der Tarif dementsprechend gewählt werden. Dies ist besonders wichtig, falls vor allem Länder außerhalb der EU (Serbien, Bosnien-Herzegowina, Albanien usw.) besucht werden. Es gibt für jeden individuellen Bedarf den richtigen Tarif! Nutzen Sie dazu die Funktion Tarifoptimierung bei einem unabhängigen Telekommunikationsanbieter. Dann erhalten Sie auch hierfür die passenden Angebote.
Mitarbeiter zahlt für private Nutzung selbst
In Dual-SIM-Handys kann eine zweite Karte eingelegt werden. Diese kann dann ausschließlich für private Belange genutzt werden. Die Gebühren werden so getrennt abgerechnet. Günstig ist diese Trennung vor allem bezüglich Whatsapp, das wegen Datenschutz im dienstlichen Bereich problematisch sein kann.
Tipp: Falls Whatsapp auf einem Diensthandy installiert werden soll, sollte dies unter bestimmten Sicherheitsvorkehrungen erfolgen.
Arbeitgeber bevorzugt dienstliche Nutzung vom Privat Handy des Mitarbeiters
Diese Herangehensweise ist zumindest kritisch zu betrachten und sollte nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber nämlich nicht verlangen, dass private Geräte für dienstliche Belange genutzt werden. In Notfällen ist das natürlich in Ordnung, falls der Mitarbeiter jedoch häufiger sein privates Handy dienstlich nutzen muss, sollte über die Anschaffung eines Firmenhandys nachgedacht werden.
Leitfaden: Wie gehe ich als Arbeitgeber am besten vor bezüglich Firmenhandy?
Ein Firmenhandy bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern viele Vorteile. Daher ist die Anschaffung von Firmenhandys grundsätzlich zu begrüßen. Allerdings sollte hinsichtlich der Geräteauswahl, der Tarife, der Mitarbeiterauswahl, der Kostenübernahme usw. planmäßig vorgegangen werden.
Einen Leitfaden, wie Sie das Thema Firmenhandy am besten angehen, haben wir für Sie zum Download vorbereitet:
Weitere wichtige Fragen zum Thema Vorteile Firmenhandy für Arbeitgeber
Wir haben hier einige Fragen zusammengestellt, die bei Arbeitgebern oft in Zusammenhang mit dem Thema Firmenhandy auftauchen:
Haben Mitarbeiter einen Anspruch auf ein Firmenhandy?
Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Firmenhandy. Allerdings sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, Ihren Mitarbeitern alle benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Erledigung der gestellten Aufgaben notwendig sind. Im Vertrieb, Außendienst oder im technischen Service sind Diensthandys daher meist notwendig. Darüber hinaus können durch Firmenhandys Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Dienstreisen besser eingebunden werden. Als Arbeitgeber sollten Sie daher im eigenen Interesse den Personenkreis, der ein Diensthandy erhalten kann, möglichst großzügig gestalten.
Muss ein Mitarbeiter auf dem Firmenhandy ständig erreichbar sein?
Rein rechtlich gesehen muss ein Mitarbeiter nur während seiner vereinbarten Arbeitszeiten auf dem Firmenhandy erreichbar sein. Im Urlaub oder am Wochenende darf ein Firmenhandy also ausgeschaltet werden. Allerdings sind diesbezüglich abweichende vertragliche Regelungen möglich, natürlich nur unter Beachtung des Arbeitsrechts. In der Realität sieht es meistens so aus, dass Mitarbeiter auch außerhalb der Arbeits- und Bereitschaftszeiten ans Firmenhandy gehen.
Kann der Mitarbeiter das Firmenhandy ablehnen?
Wenn der Arbeitgeber aus dienstlichen Gründen ein Firmenhandy anbietet, kann der Mitarbeiter dies nicht ablehnen. Allerdings ist er nur verpflichtet, das Handy innerhalb seiner vereinbarten Dienstzeiten zu nutzen und kann es in der Freizeit und im Urlaub ausschalten.
Ist ein Firmenhandy ein geldwerter Vorteil?
Ein Firmenhandy stellt aus steuerrechtlicher Sicht weder einen geldwerten Vorteil noch einen Sachbezug dar. Der Mitarbeiter muss das Diensthandy also nicht versteuern, dies gilt auch, wenn das Handy zusätzlich privat genutzt wird und der Arbeitgeber alle Gebühren zahlt. Um die Versteuerung von Sachbezug brauchen sich also weder Unternehmen noch Mitarbeiter kümmern.
Wie teuer darf ein Firmenhandy sein?
Eine große Auswahl an Smartphones steht zur Auswahl und beim Preis ist rein rechtlich nach oben keine Grenze gesetzt. Firmenhandys, die bis zu 800 Euro (netto, ohne Mehrwertsteuer) kosten, können direkt im Jahr der Anschaffung als geringwertige Wirtschaftsgüter abgesetzt werden. Falls die Geräte teurer sind, erfolgt eine Abschreibung der Anschaffungskosten über mehrere Jahre.
Soll ein Handy mit oder ohne Vertrag als Firmenhandy gekauft werden?
Die Frage, ob ein Handy besser mit oder ohne Vertrag erworben werden soll, ist pauschal nicht zu beantworten. Es kommt auf die Art des Smartphones und auf die gewünschte Nutzung an. Lassen Sie sich diesbezüglich am besten von einem unabhängigen Anbieter beraten, der Angebote aller wichtigen Telekommunikationsunternehmen bietet und für Sie die besten Optionen für Ihr Unternehmen herausfindet.
Sie suchen nach den optimalen Paketen und Flatrates für die Telekommunikation in Ihrem Unternehmen? Sie sind noch unsicher ob iOS oder Android? Dann lassen Sie sich unbedingt kompetent vom Team von Firmenhandy.at beraten. Wir optimieren Ihre Telekommunikation!
Soll ein Arbeitgeber das Handy verschenken oder es nur überlassen?
Als Arbeitgeber sollten Sie darauf achten, dass das Firmenhandy lediglich überlassen und nicht verschenkt wird. Denn ein Geschenk an einen Mitarbeiter muss tatsächlich als Sachbezug versteuert werden, die Überlassung eines Handys als Diensthandy dagegen nicht.
Muss ein Firmenhandy zurückgegeben werden?
Beim Verlassen der Firma, egal aus welchen Gründen, oder bei einer neuen Stelle innerhalb der Firma, für die kein Diensthandy vorgesehen ist, muss ein Firmenhandy zurückgegeben werden. Als Arbeitgeber empfiehlt es sich, hier mit viel Fingerspitzengefühl vorzugehen. Beim Ausscheiden aus einer Firma wird ein Handy oft an den Mitarbeiter verschenkt. Die dafür anfallende Steuer muss vom Arbeitgeber berechnet und offiziell vom Mitarbeiter gezahlt werden.
Fazit
Als Arbeitgeber sollten Sie die vielen Firmenhandy Vorteile nutzen, um Ihre externe und interne Kommunikation zu verbessern, was gerade in Zeiten von vermehrtem Homeoffice sehr wichtig ist. Da Sie darüber hinaus sämtliche Kosten steuerlich geltend machen können und Ihre Mitarbeiter das Diensthandy nicht versteuern müssen, ist ein Firmenhandy ein optimales Instrument zur Motivation Ihrer Mitarbeiter. Gerne beraten wir Sie kompetent und umfassend zu diesem Thema. Melden Sie sich baldmöglichst bei uns! Damit Sie ehestens alle Vorteile nutzen können!
FAQ
Ein Firmenhandy ist weder ein Sachbezug noch ein geldwerter Vorteil und braucht deshalb vom Mitarbeiter nicht versteuert zu werden. Dies gilt auch, wenn das Handy zusätzlich privat genutzt werden darf.
In vielen Fällen werden für ein Firmenhandy Flatrate-Tarife genutzt, dann erlauben die meisten Firmen auch die kostenlose private Nutzung des Firmenhandys, da dafür keine Extra-Gebühren anfallen. Manche Firmen übernehmen jedoch nur die Gebühren für dienstliche Nutzung, dies sollte im Vorfeld unbedingt klar kommuniziert werden.
Ein Firmenhandy wird dem Mitarbeiter lediglich zur Nutzung überlassen, nicht geschenkt. Daher muss ein solches Handy nicht als Geschenk versteuert werden, muss beim Ausscheiden aus der Firma jedoch auch zurückgegeben werden.
