Ein hochwertiges Smartphone als Diensthandy, optimalerweise noch mit der Möglichkeit zur privaten Nutzung, das finden Mitarbeiter und potentielle Bewerber attraktiv. Im Gegensatz zu einem Firmenwagen muss ein Firmenhandy noch nicht einmal versteuert werden und ist daher ein echter Benefit für Mitarbeiter. Erfahren Sie hier mehr darüber, welche Vorteile ein Firmenhandy für den Mitarbeiter, aber auch für den Arbeitgeber bietet, wie Diensthandys von der Steuer abgesetzt werden können und warum man als Unternehmen nicht ohne Konzept in das Thema Firmenhandy starten sollte.
Das Wichtigste vorab in Kürze
- Ein Firmenhandy verbessert die externe und interne Kommunikation.
- Ein Diensthandy muss nicht als Sachbezug oder geldwerter Vorteil versteuert werden, auch dann nicht, wenn die private Nutzung erlaubt ist.
- Ein Firmenhandy ist ein echter Vorteil für Mitarbeiter.
- Alle Kosten für das Arbeitshandy können vom Arbeitgeber steuerlich abgesetzt werden.
- Wer ein Firmenhandy bekommen soll, welche Smartphones in Frage kommen und welche Tarife sich am besten eignen, sollte mit Hilfe von kompetenten Telekommunikationsexperten geklärt werden.
- Ein Konzept für den Einsatz von Firmenhandys ist unbedingt zu empfehlen.
Welche Vorteile bietet ein Firmenhandy für Mitarbeiter?
Ein Firmenhandy, das auch privat genutzt werden darf, stellt für Mitarbeiter einen großen Kostenvorteil dar, da Anschaffung und Gebühren für ein teures Smartphone entfallen und keinerlei Sachbezug versteuert werden muss. Viele Firmen nutzen daher Diensthandys dazu, Mitarbeiter zu motivieren und attraktiv als Arbeitgeber dazustehen.
Vorteil 1: Private Anschaffung teurer Smartphones entfällt
Ein neues, hochwertiges Smartphone kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen? Wer will das nicht? In der Regel kann man als Mitarbeiter sogar aus einer Reihe von Vorschlägen das passende Gerät auswählen. Dies erspart die private Anschaffung eines eigenen neuen Smartphones.
Vorteil 2: Mehr Netto vom Brutto
Mit einem Firmenhandy mit privater Nutzung spart ein Mitarbeiter sowohl Anschaffungskosten als auch Gebühren. Dies kann leicht im Jahr mehrere Hundert Euro ausmachen. So bleibt dem Mitarbeiter im Endeffekt mehr Netto vom Brutto.
Vorteil 3: Firmenhandy ist kein Sachbezug
Ein Diensthandy wird steuerlich nicht als Sachbezug bewertet, auch nicht bei zusätzlicher privater Nutzung. Ein Firmenwagen muss versteuert werden, ein Firmenhandy jedoch noch. Ein Arbeitshandy ist daher ein echter Benefit für Mitarbeiter.
Vorteil 4: Firmenhandy ist kein geldwerter Vorteil
Ein Firmenhandy wird steuerlich weder als Sachbezug noch als geldwerter Vorteil angesehen. Daher muss der Mitarbeiter für ein Arbeitshandy keine Steuern zahlen. Wenn dann noch der Arbeitgeber beim Firmenhandy die private Nutzung erlaubt, stellt dies einen echten Mehrwert für den Mitarbeiter dar. Dementsprechend beliebt sind Firmenhandys und oft werden sie daher auch anstatt einer Gehaltserhöhung bereitgestellt.
Habe ich als Mitarbeiter Anspruch auf ein Firmenhandy?
Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Firmenhandy gibt es nicht. Allerdings sind Arbeitgeber verpflichtet, Ihren Mitarbeitern alle benötigten Arbeitsmittel zur Erledigung ihrer Aufgaben zur Verfügung zu stellen. Daher sind Diensthandys für viele Angestellte in Vertrieb, Außendienst oder technischem Service unabdingbar. Darüber hinaus ist es für Unternehmen sinnvoll, dass Mitarbeiter auf Dienstreisen oder im Home Office gut erreichbar sind. Deshalb sollten Unternehmen im eigenen Interesse den Personenkreis für Firmenhandys nicht zu eng fassen.
Tipp: In Zeiten von mehr Home Office sind Firmenhandys noch sinnvoller geworden. Mitarbeiter sollten daher beim Arbeitgeber gezielt dieses Thema ansprechen. Denn Diensthandys können nicht nur die Kommunikation zum Kunden, sondern auch die interne Kommunikation vereinfachen und stärken.
Muss ich auf dem Firmenhandy ständig erreichbar sein?
Grundsätzlich muss ein Mitarbeiter auch an einem Firmenhandy nur während der vereinbarten Arbeitszeit erreichbar sein und nicht rund um die Uhr oder im Urlaub. Ein Firmenhandy kann also im Urlaub ausgeschaltet werden. In der Realität sieht es jedoch tendenziell so aus, dass die meisten Angestellten auch außerhalb der Bereitschafts- und Arbeitszeiten erreichbar sind.
Welche Vorteile hat ein Firmenhandy für Arbeitgeber?
Die Mitarbeiter sind mit einem Firmenhandy besser erreichbar, sowohl für Kunden als auch für den Arbeitgeber. Darüber hinaus können sämtliche Kosten für Anschaffung, Gebühren, Versicherung und Reparatur steuerlich abgesetzt werden. Da ein Diensthandy vom Mitarbeiter nicht versteuert werden muss, kann ein solches Handy auch Gehaltserhöhungen ersetzen.
Wie kann der Arbeitgeber ein Firmenhandy steuerlich absetzen?
Alle Kosten für ein Firmenhandy können vom Arbeitgeber steuerlich abgesetzt werden. Wie das im Einzelnen abläuft, erfahren Sie hier:
Anschaffungskosten Diensthandy steuerlich absetzen
Alle Smartphones, die weniger als 800 Euro kosten, können noch im Jahr der Anschaffung als geringwertige Wirtschaftsgüter komplett abgeschrieben werden. Bei den 800 Euro handelt es sich um den Nettowert, ohne Mehrwertsteuer. Lediglich bei Kleinunternehmen gilt der Bruttopreis.
Falls das Handy teurer ist, wird der Anschaffungspreis über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Meist erfolgt die Abschreibung über drei Jahre. Bei Käufen im Jahresverlauf erfolgt eine anteilige Abschreibung.
Gebühren Firmenhandy steuerlich absetzen
Alle Gebühren für Gespräche und Datenvolumen können vom Arbeitgeber komplett als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dabei ist es unerheblich, ob ein Mitarbeiter zwischendurch private Gespräche auf dem Handy führt. Falls das Handy eine zweite ID oder SIM-Karte für Privatnutzung hat, kann diese vom Arbeitgeber nicht steuerlich abgesetzt werden.
Reparaturen und Versicherungen von Firmenhandys steuerlich absetzen
Beim Diensthandy handelt es sich um ein Arbeitsmittel, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Bewältigung seiner Aufgaben zur Verfügung stellt. Handyversicherungen und eventuell anfallende Reparaturen und Wartungen sind daher vom Arbeitgeber zu zahlen. Für den Mitarbeiter stellt dies einen erheblichen Vorteil dar, da so immer ein funktionierendes, modernes Handy zur Verfügung steht.
Wer zahlt die Gebühren für ein Firmenhandy?
Bezüglich der Gebühren für das Firmenhandy gibt es mehrere Möglichkeiten, die wir hier kurz vorstellen:
Arbeitgeber übernimmt sämtliche Gebühren
In der Regel handelt es sich um Flatrates oder günstige Pakete, die für Firmenhandys genutzt werden. Daher entstehen in der Regel für den Arbeitgeber keine Zusatzkosten, falls das Handy auch privat genutzt wird. Viele Firmen stellen daher ein Diensthandy inklusive privater Nutzung kostenfrei zur Verfügung.
Tipp: Überprüfen Sie unbedingt vorab, was im gewählten Tarif enthalten ist. Sonst kann z.B. eine Nutzung im Ausland sehr teuer werden. Es kann in manchen Fällen sinnvoll sein, als Arbeitgeber die private Nutzung auf das Inland oder auf EU-Länder zu beschränken oder alternativ einen umfassenderen Tarif zu wählen.
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Mitarbeiter zahlt private Nutzung selbst
In sogenannten Dual-SIM-Handys kann eine zweite Karte eingelegt werden, die dann für die private Nutzung bereitsteht. In diesem Fall können die Gebühren getrennt abgerechnet werden und dienstliche und private Nutzung können unabhängig voneinander erfolgen. Dies ist in der Regel sinnvoll bezüglich der Installation von Whatsapp, das dann lediglich für den privaten Bereich zugelassen werden kann, um Datenschutzprobleme im dienstlichen Bereich zu vermeiden. Falls Whatsapp im Diensthandy installiert wird, sind umfassende Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Privates Handy wird überwiegend dienstlich genutzt
Grundsätzlich können Arbeitgeber nicht verlangen, dass private Handys für dienstliche Belange genutzt werden (außer in absoluten Notfällen). Falls ein privates Handy dienstlich genutzt wird, können die Kosten für die Gebühren beim Arbeitgeber eingereicht werden. Falls keine Kostenerstattung erfolgt, kann ein privates Handy auch von der Steuer abgesetzt werden, dazu gibt es Pauschalen oder Schätzwerte. Ein Firmenhandy wäre aber auf jeden Fall die bessere Alternative.
Leitfaden: Wie gehe ich am besten vor bezüglich Firmenhandy für Mitarbeiter?
Da ein Firmenhandy für Mitarbeiter viele Vorteile bietet und gleichzeitig alle Kosten vom Arbeitgeber steuerlich abgesetzt werden können, empfiehlt sich die Anschaffung von Firmenhandys für alle Unternehmen.
Allerdings sollte man planmäßig und mit Konzept vorgehen. Damit dies gelingt, haben wir einen Leitfaden erstellt, den sich alle Unternehmen gerne herunterladen können. Darin behandeln wir alle Fragen zu Konzept, Geräteauswahl, Tarifwahl, steuerlicher Absetzbarkeit und Privatnutzung von Firmenhandys.
Checkliste Firmenhandy
Weitere wichtige Fragen zum Thema Vorteile Firmenhandy
Wir haben hier weitere wichtige Fragen zusammengestellt, die oft im Zusammenhang mit einem Diensthandy auftauchen:
Ist ein Firmenhandy ein Sachbezug?
Ein Firmenhandy gilt nicht als Sachbezug und muss daher vom Mitarbeiter nicht versteuert werden, dies gilt auch, wenn das Handy zusätzlich privat genutzt wird. Für den Mitarbeiter ist ein Diensthandy daher ein interessanter Zusatznutzen. Der Arbeitgeber muss sich außerdem nicht um die Versteuerung von Sachbezug kümmern.
Wie teuer darf ein Firmenhandy sein?
Nach oben hin sind keine Grenzen gesetzt. Ein Gerät, das weniger als 800 Euro (netto, ohne Mehrwertsteuer) kostet, kann komplett im Jahr der Anschaffung als geringwertiges Wirtschaftsgut abgesetzt werden. Bei teureren Geräten erfolgt eine Abschreibung der Anschaffungskosten über mehrere Jahre.
Wer muss ein Diensthandy kaufen?
Sobald der Arbeitgeber die Notwendigkeit von Diensthandys vorgibt, muss dieser sowohl die Anschaffungskosten als auch die Gebühren (zumindest für dienstliche Belange), Versicherungen und Reparaturen zahlen. In der Regel ist es sinnvoll, wenn die komplette Anschaffung über den Arbeitgeber erfolgt. Sämtliche Kosten können vom Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden.
Muss ein geschenktes Handy versteuert werden?
Ein Firmenhandy wird dem Mitarbeiter nur überlassen, nicht geschenkt. Beim Ausscheiden aus der Firma oder auf Wunsch des Unternehmens muss ein solches Handy daher zurückgegeben werden. Falls ein Smartphone explizit an einen Mitarbeiter verschenkt wird, ist darauf tatsächlich Steuer zu zahlen, da es sich dann um einen Sachbezug handelt. Es fallen 25 % pauschale Steuer an.
Ein Firmenhandy wird dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber lediglich überlassen, nicht geschenkt. Daher ist das Handy bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. auf Wunsch des Arbeitgebers zurückzugeben. Der Vertrag besteht zwischen dem Arbeitgeber und dem Handyanbieter, der Arbeitnehmer ist in den Vertrag nicht involviert.
Fazit
Ein Firmenhandy optimiert die interne und externe Kommunikation in Unternehmen und stellt für Mitarbeiter und Bewerber einen überaus attraktiven Vorteil dar. Im Endeffekt bietet ein Diensthandy mehr Netto vom Brutto. Arbeitgeber sollten sich diesen Vorteil zunutze machen und gezielt das Thema Firmenhandy angehen. Allerdings nicht ohne Konzept und unbedingt mit Hilfe von kompetenten Telekommunikationsexperten. Wir vom Team FIRMENHANDY.AT stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Melden Sie sich bei uns, damit wir starten können!
FAQ
Ein Firmenhandy ist weder ein Sachbezug noch ein geldwerter Vorteil und braucht deshalb vom Mitarbeiter nicht versteuert zu werden. Dies gilt auch, wenn das Handy zusätzlich privat genutzt werden darf.
In vielen Fällen werden für ein Firmenhandy Flatrate-Tarife genutzt, dann erlauben die meisten Firmen auch die kostenlose private Nutzung des Firmenhandys, da dafür keine Extra-Gebühren anfallen. Manche Firmen übernehmen jedoch nur die Gebühren für dienstliche Nutzung, dies sollte im Vorfeld unbedingt klar kommuniziert werden.
Ein Firmenhandy wird dem Mitarbeiter lediglich zur Nutzung überlassen, nicht geschenkt. Daher muss ein solches Handy nicht als Geschenk versteuert werden, muss beim Ausscheiden aus der Firma jedoch auch zurückgegeben werden.
