Wer hat eigentlich Anspruch auf ein Firmenhandy? Und wer bezahlt die Kosten? Ist die private Nutzung von Firmenhandys immer erlaubt oder gibt es Einschränkungen? Erfahren Sie hier mehr darüber, warum es zwar keinen Anspruch auf ein Firmenhandy gibt, der Arbeitgeber andererseits jedoch nicht verlangen kann, ein privates Smartphone beruflich zu nutzen. Weiterhin stellen wir die verschiedenen Nutzungsmodelle für Firmenhandys inklusive der jeweiligen Vorteile und Nachteile vor und informieren über den Zusammenhang zwischen Datenschutz, IT-Sicherheit und privater Nutzung von Firmenhandys.
Das Wichtigste vorab in Kürze
- Für die Nutzung eines Firmenhandys gibt es verschiedene Möglichkeiten.
- Besonders beliebt sind Firmenhandys, die von den Mitarbeitern auch privat verwendet werden dürfen.
- In der Regel fallen dafür keine Zusatzkosten an, da Firmenhandys häufig mit Flatrate-Tarifen ausgestattet werden.
- Es ist jedoch möglich, dass Unternehmen den privaten Gebrauch von Firmenhandys komplett verbieten oder einschränken.
- Wenig empfehlenswert ist aus Sicht von Datenschutz und IT-Sicherheit die Nutzung privater Smartphones als Firmenhandy.
Wann ist ein Firmenhandy notwendig?
Ein Firmenhandy dient der zuverlässigen Erreichbarkeit eines Unternehmens. Es wird traditionell in erster Linie an Führungskräfte sowie an Mitarbeiter im Außendienst vergeben. Darüber hinaus ist durch zunehmendes Homeoffice ein von der Firma zur Verfügung gestelltes Smartphone inzwischen auch für weitere Mitarbeiter üblich.
Wer entscheidet über die Vergabe Firmenhandy?
Es obliegt dem Unternehmen, sowohl über Art & Ausstattung von Firmenhandys zu entscheiden als auch über den Personenkreis, dem ein solches Gerät zur Verfügung gestellt wird. Bedeutungsvoll ist in diesem Zusammenhang, dass möglichst ein Gesamtkonzept erstellt wird bzw. vorliegt, um sowohl kompatible Systeme (Android, IOS) als auch optimale Tarife zu nutzen.
Als unabhängige Telekommunikationsexperten unterstützen wir Sie sowohl bei der Auswahl der passenden Geräte als auch bei der Optimierung der Tarife. Damit Ihr Firmenhandy-Konzept ein Erfolg wird! Melden Sie sich jetzt bei uns.
Wer bekommt ein Firmenhandy?
Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter sollten in der Regel stets ein Firmenhandy erhalten, alleine aufgrund ihrer Aufgabenbereiche und zur Sicherstellung der Erreichbarkeit. Bei weiteren Mitarbeitern ist die Vergabe eines Firmenhandys im Einzelfall abzuwägen und hängt nicht zuletzt davon ab, wie häufig ein Angestellter theoretisch ein solches Handy beruflich benötigen würde oder ob die Erreichbarkeit im Homeoffice über ein Firmenhandy gesichert werden soll.
Tipp:
Ein Firmenhandy, vor allem wenn es auch privat genutzt werden darf, stellt einen Mehrwert für viele Mitarbeiter dar. Bemessen Sie den Kreis der Personen, die ein solches Gerät erhalten können, daher möglichst nicht zu knapp. Als Unternehmen können Sie mit der Vergabe eines auch privat nutzbaren Firmenhandys sowohl Anerkennung aussprechen als auch attraktiv auf Bewerber wirken.
Firmenhandy kaufen oder mieten?
Es ist im Einzelfall abzuwägen, ob ein Firmenhandy separat oder mit Vertrag gekauft oder gemietet werden soll. Hier gibt es kein eindeutiges Richtig oder Falsch, es kommt auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Lassen Sie sich diesbezüglich unbedingt von einem unabhängigen Telekommunikationsunternehmen beraten. Dieses wird die für Ihre Ansprüche optimale Lösung finden.
Nutzungsmodelle Firmenhandy im Vergleich
Die Nutzung von Smartphones im beruflichen Umfeld kann auf verschiedene Arten gestaltet werden. Die gängigsten Modelle stellen wir hier kurz vor:
Privates Smartphone auch beruflich nutzen – Bring Your Own Device
Manche Unternehmen fordern ihre Mitarbeiter auf, ihre eigenen Smartphones auch beruflich zu nutzen. Für das Unternehmen wirkt dies auf den ersten Blick sehr praktisch, da keine Geräte angeschafft werden müssen und die Mitarbeiter ihnen vertraute Smartphones nutzen und eine Einweisung entfällt. Allerdings wirkt sich das Modell “Bring Your Own Device”, auch BYOD genannt, negativ auf Datenschutz und IT-Sicherheit auswirken. So kann Whatsapp zum Beispiel berufliche Kontakte abgreifen, was aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht zulässig ist. Darüber hinaus steigt die Gefahr von Hackerangriffen auf Unternehmen durch die Verwendung von Apps auf privaten Smartphones.
Auch wenn es auf den ersten Blick verlockend erscheint: Regeln Sie das Thema Firmenhandy nicht über private Handys der Mitarbeiter, sondern erstellen Sie ein Konzept mit eigenen Firmenhandys. Wir unterstützen Sie sowohl bei der Auswahl der Geräte als auch bei der Tarifoptimierung und sichern eine sinnvolle, strategische Vorgehensweise. So müssen Sie sich anschließend mit dem Thema nicht weiter belasten. Wir sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen stets zuverlässig erreichbar ist und gleichzeitig die Kosten und Tarife optimiert werden! Melden Sie sich jetzt bei uns!
Firmenhandy ausschließlich zur beruflichen Nutzung – Corporate owned – Business only
Selbstverständlich kann ein Unternehmen vorgeben, dass ein Firmenhandy nur rein beruflich genutzt werden darf. Diese Vorgehensweise wird auch als COBO (Corporate owned – Business only) bezeichnet. Manchmal werden hierbei bestimmte Funktionen (Surfen im Internet, Kamera o.ä.) gesperrt. Bei Arbeitnehmern ist dieses Modell weniger beliebt, da ein zusätzliches privates Gerät notwendig ist. Das Unternehmen sichert sich auf diese Art und Weise jedoch umfassend ab in Bezug auf IT-Sicherheit und Datenschutz. Aus Kostensicht bietet das COBO Modell in der Regel keine Vorteile für den Arbeitgeber, da meist ohnehin Business-Tarife mit Flatrates genutzt werden, private Gespräche o.ä. würden keine Zusatzkosten verursachen.
Firmenhandy auch zur privaten Nutzung (Corporate Owned – Personally enabled)
Die Regelung, dass ein Firmenhandy auch privat genutzt werden darf, bietet für den Arbeitnehmer diverse Vorteile und bringt für den Arbeitgeber in der Regel keinerlei Nachteile mit sich, da größtenteils Flatrates genutzt werden. Das Modell “Corporate owned – Personally enabled” (COPE) wird daher sehr häufig angewendet. Oft wird ein Firmenhandy zur privaten Nutzung als attraktives Benefit bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder als Anerkennung für gute Leistungen angepriesen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass das Unternehmen das Gerät administriert und Vorgaben bezüglich der Nutzung festlegt (z.B. keine Auslandsgespräche, kein Whatsapp usw.). So können Aspekte wie Datenschutz und Sicherheit im Sinne des Arbeitgebers gestaltet werden. In manchen Fällen ist es erlaubt, zusätzlich eine private ID bzw. eine zusätzliche SIM-Karte zu nutzen, dies sollte jedoch im Einzelfall hinsichtlich datenschutzrechtlicher Problematiken abgewogen werden.
Weitere wichtige Fragen zum Thema Nutzung Firmenhandy
Hier noch einige weitere wichtige Aspekte zum Thema Firmenhandy:
Wer bezahlt Gebühren im Ausland bei Firmenhandy?
Beim Thema Firmenhandy im Ausland ist Vorsicht geboten! Der Arbeitgeber sollte hier detailliert die Pakete und Tarife prüfen. Denn es kann leicht zu sehr hohen Gebühren kommen, wenn Firmenhandys außerhalb der EU genutzt werden. Es ist daher ratsam, bei Mitarbeitern, die beruflich häufig im Ausland außerhalb der EU eingesetzt werden, Zusatzoptionen zu prüfen, zum Beispiel eine weitere SIM-Karte von lokalen Anbietern oder Erweiterungen innerhalb der Business-Tarife. Falls die private Nutzung eines Firmenhandys erlaubt wird, sollte diese in der Regel auf das Inland und die EU begrenzt werden.
Auch wenn es auf den ersten Blick verlockend erscheint: Regeln Sie das Thema Firmenhandy nicht über private Handys der Mitarbeiter, sondern erstellen Sie ein Konzept mit eigenen Firmenhandys. Wir unterstützen Sie sowohl bei der Auswahl der Geräte als auch bei der Tarifoptimierung und sichern eine sinnvolle, strategische Vorgehensweise. So müssen Sie sich anschließend mit dem Thema nicht weiter belasten. Wir sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen stets zuverlässig erreichbar ist und gleichzeitig die Kosten und Tarife optimiert werden! Melden Sie sich jetzt bei uns!
Müssen Firmenhandys versteuert werden?
Firmenhandys müssen nicht als Sachbezug versteuert werden. Dies gilt auch, wenn das Handy zusätzlich privat genutzt wird. Alle Kosten für das Firmenhandy, inklusive Reparaturen, Gebühren, Anschaffung usw. sind vom Arbeitgeber zu zahlen
Kann ein Arbeitgeber die Kosten für ein Firmenhandy steuerlich absetzen?
Sämtliche Kosten für ein Firmenhandy können vom Arbeitgeber steuerlich abgesetzt werden. Dies gilt auch, wenn das Handy zusätzlich privat genutzt wird. Falls die Anschaffungskosten unter 800 Euro liegen, werden die Kosten komplett im Jahr des Kaufs, bei höherwertigen Geräten über drei Jahre verteilt, linear abgeschrieben.
Fazit:
Das Thema Firmenhandy wird in manchen Unternehmen leider immer noch zu wenig strukturiert angegangen. Häufig liegt ein Mix aus beruflich genutzten Privathandys, reinen Firmenhandys und gemischt genutzten Geräten vor. Es ist jedoch sinnvoll, ein Gesamtkonzept zu erstellen und ein Nutzungsmodell vorzulegen. Gleichzeitig können auf diese Art und Weise Tarife optimiert und somit langfristig Kosten gespart werden. Als unabhängige Experten für Telekommunikation unterstützen wir Sie gerne, das Thema Nutzung von Firmenhandys in Ihrem Unternehmen sinnvoll zu strukturieren. Melden Sie sich daher baldmöglichst bei uns!
FAQ
Die Entscheidung, ob ein Firmenhandy auch privat genutzt werden darf, obliegt dem Arbeitgeber. Falls dieser die private Nutzung untersagt, ist dies unbedingt zu akzeptieren. In Notfällen kann das Handy trotzdem verwendet werden, dies muss der Arbeitgeber im Einzelfall akzeptieren.
Es gibt grundsätzlich keinen Anspruch auf ein Firmenhandy. Der Arbeitgeber darf hingegen auch nicht verlangen, dass ein privates Handy als Firmenhandy genutzt wird. Es empfiehlt sich, das Thema anzusprechen, wenn ein Smartphone häufig beruflich benötigt wird.
Falls ein Firmenhandy offiziell auch privat genutzt werden darf, fallen dafür in der Regel keine Zusatzkosten an, da größtenteils Flatrates für Firmenhandys in Anspruch genommen werden. Der Arbeitgeber darf jedoch die private Nutzung, zum Beispiel im Ausland, einschränken und muss grundsätzlich privat begründete Zusatzkosten nicht bezahlen.
