Immer mehr Unternehmen stellen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Diensthandy zur Verfügung. Dabei stellt sich häufig die Frage, ob und in welchem Ausmaß die private Nutzung eines Firmenhandys steuerlich relevant ist. In diesem Beitrag erklären wir, was unter einem geldwerten Vorteil zu verstehen ist, wann dieser steuerpflichtig wird – und warum das Diensthandy in Österreich steuerfrei bleibt.
Das Wichtigste vorab in Kürze
- Keine Steuerpflicht bei privater Nutzung: In Österreich bleibt die private Nutzung eines Diensthandys steuerfrei, solange das Gerät dem Unternehmen gehört.
- Kein geldwerter Vorteil: Wird das Firmenhandy zur Nutzung überlassen (nicht verschenkt), entsteht kein steuerpflichtiger Sachbezug.
- Der Arbeitgeber trägt alle Kosten: Anschaffung, Vertrag, Reparatur und Zubehör sind Betriebsausgaben und können abgesetzt werden.
- Klare Vereinbarungen schaffen Sicherheit: Eine schriftliche Nutzungsregelung verhindert Missverständnisse und schützt vor Nachversteuerung.
- Attraktiver Benefit für Mitarbeitende: Firmenhandys steigern die Zufriedenheit, verbessern die Erreichbarkeit und können Gehaltserhöhungen ersetzen.
Wann besteht ein geldwerter Vorteil?
Ein geldwerter Vorteil liegt immer dann vor, wenn Arbeitnehmer*innen vom Arbeitgeber zusätzliche Leistungen erhalten, die über das Gehalt hinausgehen. Diese Leistungen – auch Sachbezüge genannt – können beispielsweise in Form von:
- Firmenwagen zur privaten Nutzung
- Mitarbeiterrabatten
- Essensgutscheinen oder Kantinenessen
- oder auch technischen Geräten bestehen.
Wird ein solcher Vorteil zur privaten Nutzung überlassen, entsteht in der Regel eine steuerpflichtige Leistung. Eine Ausnahme bildet jedoch das Diensthandy: Wird dieses vom Unternehmen angeschafft, finanziert und den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, so gilt die private Nutzung in Österreich nicht als geldwerter Vorteil – und bleibt steuerfrei.
Ist der geldwerte Vorteil aus einem Smartphone steuerfrei?
Ja. In Österreich ist die private Nutzung eines Diensthandys steuerfrei, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Entscheidend ist, dass das Smartphone:
- im Eigentum des Arbeitgebers bleibt,
- die laufenden Kosten für Anschaffung, Nutzung, Wartung und Reparatur ebenfalls vom Arbeitgeber getragen werden,
- und das Gerät dem Arbeitnehmer lediglich zur Nutzung – nicht zur Eigentumsübertragung – überlassen wird.
In diesem Fall handelt es sich nicht um einen geldwerten Vorteil im steuerlichen Sinn. Selbst wenn der Arbeitgeber die private Nutzung ausdrücklich erlaubt, entstehen für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer keine steuerlichen Nachteile. Die Nutzung gilt nicht als Sachbezug und muss daher nicht in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden.
Diese steuerliche Regelung schafft sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer einen rechtssicheren und kosteneffizienten Rahmen für den Einsatz von Diensthandys.
Diensthandy versteuern?
In Österreich muss ein Diensthandy nicht versteuert werden, selbst wenn es privat genutzt wird. Der Grund: Das Gerät bleibt im Besitz des Unternehmens, und sämtliche Kosten werden vom Arbeitgeber getragen. Dazu zählen unter anderem:
- Anschaffungskosten für das Smartphone
- Mobilfunkgebühren (Telefonie, SMS, Datenvolumen)
- Wartung, Reparatur und Versicherung
- eventuelle Zubehörkosten (z. B. Ladegeräte, Hüllen)
Diese Ausgaben kann das Unternehmen steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen. Für den Arbeitnehmer bleibt die private Nutzung weiterhin steuerfrei, solange keine Eigentumsübertragung oder finanzielle Zuzahlung erfolgt.
Wichtig: Sollte das Firmenhandy dem Mitarbeiter bei Austritt aus dem Unternehmen geschenkt oder überlassen werden, kann sehr wohl ein geldwerter Vorteil entstehen, der zu versteuern ist. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber Barzuschüsse für private Mobilgeräte leistet – diese gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Unser Tipp
Dokumentieren Sie die dienstliche Überlassung des Firmenhandys klar und eindeutig – etwa durch eine kurze Nutzungsvereinbarung oder eine Ergänzung im Dienstvertrag. So stellen Sie sicher, dass die private Nutzung steuerfrei bleibt und bei Betriebsprüfungen rechtlich sauber nachvollzogen werden kann. Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Gestaltung Ihrer Firmenhandy-Regelungen – einfach, klar und unkompliziert!
Geldwerter Vorteil oder steuerfreie Nutzung – Was ist besser?
Aus steuerlicher Sicht ist die steuerfreie Nutzung eines Diensthandys eindeutig die bessere Option – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.
Vorteile für Arbeitnehmer:
- Keine Versteuerung des Geräts oder der Nutzungskosten
- Keine zusätzlichen Kosten für Anschaffung, Mobilfunk oder Reparaturen
- Einfacher Zugang zu moderner Technik ohne finanzielles Risiko
- Möglichkeit, das Firmenhandy beruflich und privat flexibel zu nutzen
Vorteile für Arbeitgeber:
- Steuerliche Absetzbarkeit aller Kosten als Betriebsausgaben
- Motivation und Bindung der Mitarbeitenden durch attraktive Zusatzleistungen
- Klare Regelung ohne komplizierte Lohnverrechnung
- Beitrag zur Digitalisierung und mobilen Erreichbarkeit der Belegschaft
Im Gegensatz dazu kann ein geldwerter Vorteil – z. B. durch Barzuschüsse oder Eigentumsübertragung – zu steuerlichen Belastungen führen, die den Nutzen für beide Seiten verringern. Daher ist die steuerfreie Diensthandyregelung in Österreich eine klare Win-Win-Situation.
Diensthandy als steuerfreier Benefit in Österreich
Die private Nutzung eines Diensthandys ist in Österreich steuerlich optimal geregelt. Solange das Gerät im Eigentum des Unternehmens bleibt und die Kosten vom Arbeitgeber getragen werden, entsteht kein geldwerter Vorteil, der zu versteuern wäre. Für Arbeitnehmer bedeutet das: keine steuerlichen Nachteile, keine zusätzlichen Kosten – dafür aber ein praktischer und moderner Zusatznutzen im Arbeitsalltag.
Für Arbeitgeber bietet das Modell klare Vorteile: volle steuerliche Absetzbarkeit, einfache Verwaltung und ein attraktives Instrument zur Mitarbeitermotivation. Das Firmenhandy kann sogar eine kosteneffiziente Alternative zur Gehaltserhöhung darstellen – ohne Mehraufwand in der Lohnverrechnung.
Kurz gesagt: Ein Diensthandy ist mehr als nur ein Kommunikationsmittel – es ist ein smartes Incentive, das sowohl betriebswirtschaftlich als auch steuerlich überzeugt.
Fazit
In unserer digitalen Ära ist die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch mobile Technologien nicht nur eine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit. Flexibilität im Arbeitsalltag führt zu zufriedeneren Mitarbeitern und somit zu einer höheren Leistungsbereitschaft. Die Integration mobiler Lösungen in bestehende Unternehmenssysteme, die Optimierung von Mobilfunktarifen und die gezielte Messung der Produktivitätssteigerung sind Schlüsselstrategien, um das volle Potenzial mobiler Arbeit auszuschöpfen.
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FAQ
Ein geldwerter Vorteil liegt nur dann vor, wenn das Firmenhandy in das Eigentum des Mitarbeiters übergeht oder Barzuschüsse für private Geräte gezahlt werden. Die reine Überlassung zur Nutzung – auch privat – ist steuerfrei.
Nein, die private Nutzung eines Diensthandys muss in Österreich nicht versteuert werden, solange das Gerät im Besitz des Unternehmens bleibt und alle Kosten vom Arbeitgeber getragen werden.
Durch eine schriftliche Nutzungsvereinbarung oder eine entsprechende Ergänzung im Dienstvertrag lässt sich die steuerfreie Nutzung klar festhalten und bei Bedarf gegenüber dem Finanzamt belegen.
